Правни условия и съответствие

Уведомление за наблюдение на служители (шаблон)

Версия: v1.0В сила от: 2026-05-28Последна актуализация: 2026-07-18

Този превод е информативен. Обвързващата версия на този документ е английската. При несъответствие между двете езикови версии предимство има английският текст.

Цел на този шаблон. Когато Вие (Клиентът) внедрите TimerOS сред Вашата работна сила, във всяка юрисдикция, която покриваме, имате законово задължение да предоставите на всеки Работник ясно писмено уведомление за наблюдението, преди то да започне. Този шаблон Ви дава началния текст. Адаптирайте го. Уверете се, че е на работния език на всеки Работник. Възложете на Вашия местен съветник по трудово право да го прегледа за държавите, в които се намират Вашите Работници. TimerOS е услуга на Vezoft EOOD (еднолично дружество с ограничена отговорност, регистрирано в България) („Vezoft", „ние", „нас") и предоставя този шаблон „както е" — той не представлява правен съвет.

Не е нужно да отпечатвате, разпространявате или да гоните подписи — TimerOS доставя това уведомление вместо Вас. Това Уведомление за наблюдение на служители е вградено във Вашето работно пространство като системно Работническо уведомление (Workforce Notice), предварително попълнено със законното наименование на Вашата компания, Вашия имейл за контакт и датата. В административното табло на TimerOS отворете Работнически уведомления (Workforce Notices) → Уведомление за наблюдение на служители, адаптирайте текста (попълнете всички останали заместители в [СРЕДНИ СКОБИ], преведете го, добавете нужните Ви специфични за държавата приложения) и щракнете върху Публикуване. От този момент нататък всеки Работник трябва да прочете уведомлението изцяло и да го потвърди в TimerOS, преди да може да продължи — първия път, когато влезе след като публикувате, и отново всеки път, когато публикувате нова версия. TimerOS записва всяко потвърждение — кой, коя версия, датата и часа, и устройството/IP адреса — в дневник само за добавяне, който може да бъде експортиран, което изпълнява стъпки 4 и 5 по-долу.

Това, което TimerOS не прави вместо Вас, са офлайн правните стъпки: все още трябва да проведете всяка консултация с работнически съвет / представители на служителите (Германия, Франция, Италия, Нидерландия, Австрия, Белгия и други — вижте приложенията) и да възложите уведомлението да бъде прегледано от Вашия местен съветник по трудово право, преди да го внедрите. TimerOS автоматизира доставката и потвърждаването на уведомлението — не консултацията или правния преглед.

Как да използвате този шаблон

  1. Попълнете заместителите в [СРЕДНИ СКОБИ].
  2. Преведете го на езика на всеки засегнат Работник. Трудовото право на ЕС обикновено изисква уведомлението да е на работния език на Работника; настоящата версия е на български.
  3. Добавете специфичните за държавата клаузи от Приложението по-долу за всяка държава, в която имате Работници (Германия, Франция, Италия, Нидерландия, Австрия, Белгия, Полша, Испания, България, Ню Йорк, Кънектикът, Делауер, Калифорния). В Германия, Франция, Италия, Нидерландия и някои други трябва също да се консултирате с работническия съвет или с представителите на служителите, преди да внедрите — това уведомление не замества тази консултация. В България трябва също да предоставите писменото уведомление и да отразите наблюдението във вътрешните правила на работодателя, преди да внедрите — това уведомление не замества тези стъпки.
  4. Публикувайте го чрез Работнически уведомления (Workforce Notices) във Вашето табло на TimerOS (вижте карето по-горе); след това TimerOS го представя на всеки Работник за потвърждение в приложението — при първото му влизане, след като публикувате, и отново при всяка нова версия. За всеки Работник, който не използва TimerOS, раздайте го и получете подписано потвърждение или регистрирано електронно приемане по обичайния начин.
  5. Съхранявайте запис на потвържденията за срока на трудовото правоотношение плюс 5 години. За потвържденията в приложението TimerOS съхранява този запис вместо Вас — дневник само за добавяне, който може да бъде експортиран, за това кой е потвърдил коя версия и кога; пазете собствени копия на всички офлайн подписи.

Уведомление за наблюдение на служители (Шаблон)

Издадено от: [CUSTOMER LEGAL NAME] Дата: [DATE] Прилага се за: [SCOPE — напр. „всички служители и изпълнители на [Customer], използващи компютър, управляван от [Customer]"]

1. Цел на това уведомление

[Customer] използва софтуера за проследяване на работно време и продуктивност TimerOS („Инструмента"), за да:

  • регистрира работните часове за целите на заплащане, фактуриране и законово съответствие;
  • разбира как се разпределя времето между проекти и клиенти;
  • помага на мениджърите да разпределят ресурси;
  • дава на всеки от Вас личен изглед на собственото Ви продуктивно време, време на бездействие, почивки и извънреден труд.

Това уведомление Ви казва как работи той, какви данни се събират, кой ги вижда и какви са Вашите права.

2. Какво прави Инструментът на Вашия компютър

Когато стартирате таймера, Инструментът:

  • Прочита, на всеки 5 секунди, докато таймерът е активен, заглавието на текущия Ви активен прозорец и името на работещото приложение (например "Chrome — Inbox (3) – Gmail", "Slack", "VS Code — main.ts"), използвайки стандартните средства на Вашата операционна система.
  • Когато активният Ви прозорец е поддържан уеб браузър и Вашият работодател е конфигурирал поне едно правило за класификация на уебсайтове, прочита също и домейна на активния Ви раздел в браузъра — само името на сайта (например nova.bg), никога пълния уеб адрес, пътя на страницата, думите за търсене или съдържанието на страницата — използвайки стандартните средства за достъпност на Вашата операционна система, за да класифицира този сайт. Това се отнася за браузъри, базирани на Chromium, като Chrome, Edge, Brave, Opera и Vivaldi; ако Вашият работодател не е задал правила за уебсайтове, Инструментът изобщо не чете браузъра Ви.
  • Измерва времето от последната Ви активност с клавиатура или мишка, на всеки 5 секунди, за да открива бездействие и почивки.
  • Открива кога сесията на операционната Ви система е заключена.
  • Подава тази информация към двуслоен класификатор на устройството, който работи изцяло на собствения Ви компютър. Първият слой е детерминистичен механизъм с точкуване по правила, който съпоставя активното приложение, заглавието на прозореца и — за поддържани браузъри — домейна на уебсайта на активния раздел спрямо вградени списъци с добре известни работни и неработни приложения и уебсайтове, както и спрямо всякакви правила за приложения, заглавия на прозорци или уебсайтове, които Вашият работодател е определил. Вторият слой е малък адаптивен класификатор на устройството, който работи като резервен вариант, когато слоят с правила няма уверено съвпадение, и който се учи от всякакви корекции, които записвате на собствената си работна станция. Класификаторът произвежда един от два изходни етикета — „продуктивно" или „бездействие" — със стойност на увереност. След това Инструментът съпоставя този етикет, заедно с времето на бездействие и графика Ви на смени, към категорията в работния отчет, която виждате (productive (продуктивно), idle (бездействие), break (почивка), overtime (извънреден труд) или off_work (извън работа)). Когато таймерът не работи, статусът Ви на активност се записва като offline (офлайн). Няма облачна AI услуга, няма изтегляне на модел, няма голям езиков модел и няма мрежова заявка — и двата слоя работят на Вашето устройство и са детерминистични за дадена инсталирана версия. Доставчикът на [Customer] — Vezoft — поддържа карта на модела (model card) и оценка за приложимостта на Регламента на ЕС за изкуствения интелект по отношение на класификатора, които се предоставят на компетентните органи при поискване.

3. Какво се изпраща към акаунта на [Customer] в TimerOS

Изпраща се само следното:

  • Етикетът на категорията активност (един от: productive, idle, break, overtime, off_work, offline) в момента, в който се променя — това е единственият „статус на активност", съхраняван в записа Ви.
  • Вашите обобщени часове в работния отчет на всеки 5–30 минути, групирани по канонична категория активност (productive, idle, break, overtime, off_work). Всеки запис носи и отделен флаг за фактуриране / нефактуриране, който Вие или Вашият мениджър задавате на проекта или задачата — този флаг е независим от категорията активност и се използва само за фактуриране и отчитане, а не за наблюдение.
  • Вашите часове на отбелязване на влизане и излизане (clock-in и clock-out).

4. Какво не се изпраща и не се събира

  • Действителните заглавия на Вашите прозорци никога не напускат компютъра Ви.
  • Действителните имена на приложенията, които сте използвали, никога не напускат компютъра Ви.
  • Домейните на уебсайтовете на страниците, които посещавате, никога не напускат компютъра Ви.
  • Ние не прихващаме натискания на клавиши, не правим екранни снимки, не записваме екрана Ви, не записваме Вашето аудио или видео, не достъпваме микрофона, камерата или клипборда Ви и не четем съдържанието на който и да е документ или съобщение. Когато е приложимо правило за уебсайтове (вижте раздел 2), Инструментът прочита адреса на активния Ви раздел в браузъра само за да извлече домейна на сайта (например nova.bg); той не регистрира, не съхранява и не предава пълните уеб адреси — пътищата на страниците, низовете на заявките или думите за търсене — на страниците, които посещавате, а домейнът се използва единствено за класифициране на сайта и след това се изхвърля.
  • Класификаторът обработва заглавията на прозорците, имената на приложенията и всеки домейн на уебсайт локално само в паметта; пробите се изхвърлят незабавно след класификацията. Те не се съхраняват на диск и не се предават. Единствените дискови артефакти, създавани от класификатора, са (а) кеширано копие на неговите тегла (няколко десетки килобайта — не голям езиков модел) и (б) ограничен, само локален списък с корекциите, които записвате, за да обучите системата — и двата се съхраняват само на Вашия компютър.

5. Как се вземат решения относно Вас

Етикетите на категориите на Инструмента са приблизителни, машинно генерирани тагове. Класификаторът издава един от кратък, фиксиран списък с етикети — „продуктивно" или „бездействие" — със стойност на увереност, която Инструментът след това съпоставя към Вашата категория в работния отчет (productive, idle, break, overtime или off_work). Те са предназначени за:

  • Вашия личен преглед — за да виждате собствените си модели на продуктивност и почивки.
  • Разпределение на ресурси от мениджъра — за да разбира [Customer] приблизително колко време се отделя за какъв вид работа, на ниво екип.

Етикетите на категориите не се използват като единствено основание за каквото и да е решение, засягащо Вашето трудово правоотношение, Вашето заплащане, Вашата дисциплина, Вашето повишение или каквато и да е дисциплинарна процедура. Решенията относно Вашето трудово представяне ще се вземат от Вашия мениджър въз основа на по-широка картина и следвайки нашите стандартни процеси за управление на хора. Винаги ще имате човешки проверяващ. Това не е изцяло автоматизирано вземане на решения по смисъла на чл. 22 от GDPR. Можете също да коригирате всяка класификация по всяко време; корекциите се съхраняват само на Вашето устройство и се използват, за да адаптират класификатора на устройството към собствената Ви работна станция.

6. Кой може да види Вашите данни

  • Вие — Вашето собствено време, часове и текущ статус на активност в таблото на TimerOS. Текущият статус на активност е моментен, преходен етикет (вижте раздел 7) — не съществува история на минали автоматични етикети, която да може да бъде преглеждана.
  • Вашият мениджър и друг оправомощен персонал на [Customer] — Вашите записи на време, Вашият текущ статус на активност и одитният дневник на ръчните редакции на Вашите записи (вижте раздел 11), доколкото е необходимо за управление на работата Ви и обработване на заплащането. Те виждат одитната следа на извършените ръчно редакции, а не поминутен дневник на автоматичните етикети.
  • TimerOS, услуга на Vezoft EOOD, в качеството на технически доставчик на услугата — за да управлява услугата, с договорни ограничения в Споразумението за обработване на данни между [Customer] и Vezoft. TimerOS не разглежда индивидуални записи, освен ако [Customer] не поиска поддръжка по конкретен въпрос.
  • Основният подизпълнител за съхранение на TimerOS — Вашите записи на време, етикетите от класификацията на активността и личните данни на служителите се съхраняват в MongoDB Atlas, управляван от MongoDB, Inc. (1633 Broadway, 38th Floor, New York, NY 10019, USA), като данните на клъстера в покой са фиксирани към региона Ирландия или Франкфурт за наематели от ЕС. Споразумението за обработване на данни на MongoDB (https://www.mongodb.com/legal/data-processing-agreement) урежда това обработване и включва Стандартните договорни клаузи на ЕС от 2021 г. и Рамката за поверителност на данните ЕС–САЩ като законен механизъм за трансфер. MongoDB Atlas от своя страна работи върху хиперскейлър (Amazon Web Services, Google Cloud или Microsoft Azure), а свързани лица на MongoDB, включително MongoDB Ltd. (Ирландия), могат да достъпват данни за техническа поддръжка съгласно СДК. Текущият пълен списък с подизпълнители е публикуван на timeros.ai/legal/subprocessors.

7. Колко дълго съхраняваме Вашите данни

  • Автоматичните етикети за активност са краткотрайни. Етикетът „продуктивно"/„бездействие", който класификаторът произвежда, докато таймерът работи, е преходен статус: текущият Ви статус на активност се презаписва при всяка промяна и ние не пазим история на минали автоматични етикети. Заглавията на прозорците, имената на приложенията и всеки домейн на уебсайт, довели до етикета, се изхвърлят от паметта незабавно (вижте раздел 4) и изобщо не се съхраняват.
  • Ръчните редакции се записват в одитния дневник и се съхраняват. За разлика от това, когато Вие (или оправомощен мениджър) създадете или редактирате запис на време ръчно, това действие се записва в одитния дневник, описан в раздел 11, заедно със стойностите преди и след промяната, кой е направил промяната и времеви печат, и се съхранява за срока на съхранение за заплащане/водене на записи, посочен по-долу. Одитният дневник отразява съзнателните човешки редакции в работния отчет — а не моментните автоматични етикети.
  • Записите на време се съхраняват за [PERIOD — typically 5 years for payroll, 7 years for tax records in many EU countries, 4 years US].
  • Записите за заплащане се съхраняват за [PERIOD — typically 7 years].
  • Когато напуснете [Customer], записите Ви се архивират и съхраняват за законово изисквания период, а след това се изтриват.

8. Вашите права

Имате следните права, които можете да упражните, като изпратите имейл на [CUSTOMER PRIVACY CONTACT]:

  • Да видите какви данни съхраняваме за Вас („достъп").
  • Да коригирате неточни данни („коригиране").
  • Да поискате изтриване на данни, когато вече не са необходими и където законът позволява („изтриване").
  • Да възразите срещу обработването на основания, свързани с Вашата конкретна ситуация.
  • Да подадете жалба до органа за защита на данните на Вашата държава.

[FOR EU WORKERS] Тези права произтичат от GDPR (членове 13–22). [FOR CALIFORNIA WORKERS] Тези права произтичат от CCPA/CPRA.

9. Законово основание

[Customer] обработва Вашите данни на законовото основание на:

  • изпълнение на Вашия трудов договор за проследяване на време, заплащане, фактуриране (GDPR Art. 6(1)(b));
  • легитимни интереси за управление на работната сила и бизнеса, балансирани спрямо Вашите интереси (Art. 6(1)(f));
  • законово задължение за водене на записи за заплащане, данъци и трудово право (Art. 6(1)(c)).

[For US Workers, applicable state employment-monitoring statutes are the basis.]

10. Как да се откажете / да деактивирате

  • Можете да спрете таймера по всяко време. Докато таймерът е спрян, не се извършва наблюдение.
  • Можете да промените Режима на проследяване на настолното приложение (Настройки → Откриване на активност): Базиран на правила изключва слоя AI/ML на устройството, така че само детерминистичният слой с правила класифицира Вашата активност, а Ръчен изключва автоматичната класификация изцяло, така че сами задавате състоянието си. Всеки режим работи изцяло на собствения Ви компютър.
  • Ако имате притеснения относно наблюдението, повдигнете ги пред [CUSTOMER HR CONTACT].

11. Ръчни и редактирани записи на време

Инструментът не е само пасивен таймер — можете също да въвеждате записи на време ръчно (например, когато сте забравили да стартирате таймера, когато сте работили офлайн или когато трябва да регистрирате работа, която сте извършили далеч от компютъра си) и можете да редактирате съществуващи записи на време (например, за да коригирате проекта, задачата, началния/крайния час или бележка).

Трябва да знаете, че:

  • Всеки ръчен запис и всяка редакция се записват в одитен дневник само за добавяне — оригиналните стойности, новите стойности, кой е направил промяната и точният времеви печат — всички те се пазят. Дневникът е само за добавяне: никой интерфейс на TimerOS (таблото или API) не може да редактира или изтрие запис от одитния дневник, като това се налага както на ниво приложение, така и на ниво база данни. (Това е гаранция на ниво приложение и база данни, а не неизменяемост на ниво съхранение — оператор на базата данни с привилегирован пряк достъп по принцип би могъл да промени базовите записи — поради което тук тя не се описва като криптографски защитена от подправяне.)
  • Вашият мениджър (и друг оправомощен персонал на [Customer]) могат да виждат този одитен дневник за записите във Вашия акаунт, в допълнение към текущата стойност на записа.
  • Ръчните и редактираните записи са видимо маркирани със значка „Редактирано" или „Ръчно" във Вашето собствено табло, в таблото на Вашия мениджър и във всеки изглед на клиентския портал, в който записът се показва — така че винаги е прозрачно кое време е било заснето автоматично от таймера и кое е въведено или коригирано на ръка.
  • Тази одитна следа съществува, за да защити както Вас, така и [Customer]: тя е доказателството, че даден запис е точен, и прави всеки по-късен въпрос относно работен отчет отговорим от самия запис.

12. Потвърждение

Ако използвате TimerOS, потвърждавате това уведомление електронно — като щракнете върху „Прочетох и потвърждавам това", когато то се появи при влизането Ви. Това потвърждение е с времеви печат и се записва, така че блокът на хартия по-долу не е необходим. Блокът по-долу е резервен вариант за потвърждение на хартия, където това се изисква.

Потвърждавам, че съм прочел(а) и разбрал(а) това уведомление.

Име: ____________________ Подпис: ____________________ Дата: ____________________

Специфични за държавата приложения — изберете каквото се отнася за Вас

Германия

Die Mitarbeitenden-Vertretung (Betriebsrat) wurde gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG vor der Einführung des Tools konsultiert und hat zugestimmt durch [BETRIEBSVEREINBARUNG DATE / REFERENCE]. Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit § 26 BDSG.

(Изисква се: предварително съвместно решение с работническия съвет по § 87, ал. 1, т. 6 BetrVG, преди да бъде въведен какъвто и да е инструмент за наблюдение.)

Франция

Le comité social et économique (CSE) a été informé et consulté avant la mise en place de l'outil, conformément à l'article L2312-38 du Code du travail. Une déclaration au registre des activités de traitement a été effectuée. Cet outil ne permet pas de surveiller individuellement et en continu chaque salarié et ne sert pas de base unique à une décision RH, conformément à l'article L1121-1 du Code du travail.

(Изисква се: консултация с CSE; вписване в регистъра на дейностите по обработване; съответствие с указанията на CNIL относно наблюдението на работното място.)

Италия

Lo strumento è installato in conformità all'articolo 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), come modificato dal D.Lgs. 151/2015. La consultazione con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA/RSU) è stata svolta in data [DATE] e ha portato all'accordo [REFERENCE]. In alternativa, è stata richiesta e ottenuta l'autorizzazione preventiva dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro in data [DATE].

(Изисква се: споразумение със синдикалните представители / работническия съвет ИЛИ предварително разрешение от Инспектората, преди инсталирането.)

Нидерландия

De ondernemingsraad (OR) heeft op grond van artikel 27 lid 1 onder l WOR ingestemd met de invoering van dit instrument op [DATE].

(Изисква се: одобрение от работническия съвет по чл. 27, ал. 1, буква „l" WOR.)

Австрия

Der Betriebsrat hat gemäß § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG der Einführung dieser Maßnahme zugestimmt.

(Изисква се: съгласие на работническия съвет по § 96, ал. 1, т. 3 ArbVG.)

Белгия

Cet outil est conforme à la Convention collective de travail n° 81 du 26 avril 2002. Le comité pour la prévention et la protection au travail a été informé et la consultation des représentants des travailleurs a eu lieu en date du [DATE].

Полша

Pracownicy zostali poinformowani o monitorowaniu na piśmie zgodnie z art. 22³ § 4 Kodeksu pracy. Cele, zakres i sposób stosowania monitoringu zostały określone w niniejszym dokumencie.

(Изисква се: предварително писмено уведомление по чл. 22³ § 4 от Kodeks pracy + отразяване във вътрешните правила за работа.)

Испания

El presente sistema cumple con el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Los trabajadores han sido informados de forma expresa, clara y previa de las medidas de control implantadas.

България

Работодателят информира писмено работника/служителя за въведения електронен контрол съгласно чл. 25з от Закона за защита на личните данни и във връзка с Регламент (ЕС) 2016/679 (ОРЗД). Контролът е насочен изключително към измерване на отработено време и обобщен преглед на работна активност и не служи като единствено основание за решения относно трудовото правоотношение. Целите, обхватът и начинът на прилагане на контрола са посочени в настоящия документ и във вътрешните правила на работодателя. Работникът/служителят има право на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването и преносимост на личните си данни, както и право на жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), гр. София.

Обработване на ЕГН (Единен граждански номер). За целите на трудовото правоотношение, ведомостта за заплати и осигурителните декларации работодателят обработва ЕГН на работника/служителя на основание чл. 6, пар. 1, букви „б" и „в" от ОРЗД (изпълнение на трудов договор и спазване на законово задължение). ЕГН се събира еднократно при назначаване, съхранява се в кадровото и заплащателното досие, и се предава единствено към НАП, НОИ и други държавни органи, когато това се изисква по закон. ЕГН не се използва от модула за следене на работното време като идентификатор за вход или вътрешен ключ — TimerOS използва вътрешен потребителски идентификатор за тази цел. ЕГН не се извежда в дневника за активност, не се изпраща към класификатора на работното време и не се споделя с клиенти през портала за клиенти. Достъп до полето ЕГН имат само персонал по човешки ресурси и заплати, изрично оправомощен от работодателя. Полето е маркирано като чувствителна категория данни в системата и достъпът до него се записва в одитен дневник.

The employer processes the employee's ЕГН (Bulgarian Uniform Civil Number) solely for the employment relationship, payroll, and statutory social-security/tax filings, on the basis of GDPR Art. 6(1)(b) and (c). The ЕГН is collected once at hiring, stored in the HR and payroll record, and disclosed only to NRA (НАП), NSSI (НОИ), and other public authorities when required by law. The ЕГН is not used by the time-tracking module as a login identifier or internal key — TimerOS uses an internal user identifier for that purpose. The ЕГН is not surfaced in the activity log, is not passed to the on-device activity classifier, and is not shared with clients via the client portal. Access to the ЕГН field is restricted to HR and payroll staff explicitly authorised by the employer; the field is tagged as a sensitive-category data element in the system and every access is recorded in an audit log.

(Изисква се: писмено уведомление до служителя съгласно чл. 25з от ЗЗЛД; включете обхвата, целта и законовото основание на наблюдението във вътрешния трудов правилник на работодателя / Правилник за вътрешния трудов ред. Обработването на ЕГН трябва също да бъде документирано в регистъра на дейностите по обработване на работодателя по чл. 30 и ограничено до изброените по-горе цели.)

Ню Йорк (САЩ)

By signing below you acknowledge receipt of notice of [Customer]'s use of monitoring of employee electronic communications, in accordance with N.Y. Civil Rights Law § 52-c.

Кънектикът (САЩ)

Notice of electronic monitoring is provided in accordance with Conn. Gen. Stat. § 31-48d. Monitoring may include time-tracking software that produces summary activity classifications on the employee's device.

Делауер (САЩ)

Notice of electronic monitoring is provided in accordance with Del. Code Ann. tit. 19, § 705.

Калифорния (САЩ)

Notice is provided in accordance with California Labor Code §§ 435 and 638(g) and the California Consumer Privacy Act. You may direct CCPA / CPRA requests to [CUSTOMER PRIVACY CONTACT].