Уведомление за ръчно въвеждане на време

Този превод е информативен. Обвързващата версия на този документ е английската. При несъответствие между двете езикови версии предимство има английският текст.

Това уведомление обяснява как работят ръчното въвеждане и редактирането на време в TimerOS, какво се записва, когато някой създаде или промени запис на време, кой може да види тези промени и какви права имате върху одитната следа, която се води за Вас.

То е умишлено кратко и написано на ясен, достъпен език. Публикувано е като самостоятелен документ, за да могат работниците, клиентите, работническите съвети и органите за защита на данните да го четат самостоятелно; то е посочено и в Уведомлението за наблюдение на служители, което всеки Клиент на TimerOS се приканва да разпространи сред работната си сила, преди да включи проследяването на активността.

За по-широкия контекст — какво представлява TimerOS, кой администрира кои данни и пълния списък с права и получатели — моля, прочетете Политиката за поверителност и страницата Подизпълнители.

---

1. Какво означава „ръчно въвеждане на време“

TimerOS не е само пасивен таймер. Освен времето, което се засича автоматично, когато натиснете Старт, Вие (или, в зависимост от правата, зададени от Вашия работодател, Вашият мениджър) можете да:

• създадете запис на време на ръка — например когато сте забравили да пуснете таймера, когато сте работили офлайн, когато сте провели разговор, който сте се сетили да отчетете едва след това, или когато трябва да попълните пропуснат ден.
• редактирате съществуващ запис на време — например за да коригирате проекта, задачата, клиента, бележката, началния час, крайния час или продължителността.
• изтриете запис на време — в зависимост от правата, зададени от Вашия работодател; самото изтриване също се записва в одитния дневник (вижте Раздел 3), така че записът никога не става наистина невидим.

В това уведомление наричаме и трите заедно „ръчни промени“.

---

2. Кой може да създава, редактира или изтрива запис

Три роли могат да извършват ръчни промени, като правилата се различават според ролята:

• Работникът, на когото принадлежи записът, може да създава собствени записи и да редактира собствените си записи до крайния срок, определен от неговия работодател (обикновено: докато периодът за заплащане, съдържащ записа, не бъде заключен). След този срок редакциите минават през мениджър.
• Оправомощените мениджъри и администратори в организацията на работодателя могат да създават, редактират и изтриват записи за всеки работник в техния обхват. Те могат също така да отворят отново вече заключен период, когато корекция е действително необходима.
• Клиентите, които разглеждат Клиентския портал (Client Portal), никога не могат да създават, редактират или изтриват запис. Те могат само да преглеждат записите, които работодателят е избрал да им покаже, с видимо прикрепени към тях обозначения, описани в Раздел 4.

Персоналът на TimerOS не създава и не редактира записи на време от името на Клиент, освен по изрично писмено указание на Клиента, отразено като тикет за поддръжка и вписано в одитния дневник като действие на трето лице.

---

3. Одитният дневник само за добавяне

Всяка ръчна промяна — всяко създаване, всяка редакция, всяко изтриване — се вписва в одитен дневник само за добавяне, който се съхранява заедно със самия запис на време. Всеки запис в одитния дневник съдържа:

• Кой е направил промяната (потребителският акаунт; за персонала на Клиента — неговата организационна роля; за поддръжката на TimerOS — референцията на тикета за поддръжка).
• Кога е направена промяната, като времеви маркер в UTC с точност до милисекунда.
• Какво е променено — пълната стойност преди и след промяната за всяко засегнато поле (начален час, краен час, продължителност, проект, задача, клиент, бележка, флаг за фактуриране, флаг за одобрение).
• Откъде е дошла промяната — настолно приложение, уеб табло, Клиентски портал (невъзможно по замисъл), API или инструмент за поддръжка.
• Защо, когато политиката на работодателя изисква причина (например редакциите на заключен период обикновено изискват обосновка в свободен текст).

Одитният дневник е само за добавяне: нито един интерфейс на TimerOS — потребителски или API — не може да редактира или изтрие запис в него. Това се налага на ниво приложение и на ниво база данни: API интерфейсът не предоставя маршрут PATCH или DELETE за записите в одитния дневник, а слоят за достъп до данните (ORM) отхвърля всяко обновяване или изтриване чрез предварителни куки (pre-hooks). В TimerOS няма бутон, екран или API крайна точка, които да позволяват на когото и да било да променя следата. Одитният дневник не е неизменяем хардуер на ниво съхранение (привилегирован оператор на базата данни с пряк достъп до суровата колекция по принцип би могъл да го промени); прекият достъп до базата данни е ограничен до малък брой поименно посочени инженери на TimerOS и се регистрира на ниво инфраструктура.

Одитният дневник съществува, за да може всеки по-късен въпрос относно даден работен отчет — Ваш, на Вашия мениджър, на Вашия клиент, на одитор, на съд — да получи отговор от самия запис. Той е доказателството, че даден запис е точен. Той придава и реален смисъл на правото на коригиране по GDPR Art. 16: когато поискате корекция, можете да видите, че корекцията е извършена, от кого и в какво се състои.

---

4. Видимите обозначения „Редактирано“ и „Ръчно“

Прозрачността относно това кое време е засечено с таймера и кое е въведено или коригирано на ръка е вградена във всеки екран, който показва запис на време:

• Във Вашето собствено табло в TimerOS ръчните записи носят обозначение „Ръчно“ („Manual“), а редактираните записи — обозначение „Редактирано“ („Edited“) до записа. При посочване с мишката обозначението показва последната промяна (кой, кога).
• В таблото на Вашия мениджър се появяват същите обозначения, както и връзка за отваряне на пълната хронология от одитния дневник за записа.
• В Клиентския портал, когато даден запис е показан на клиент, обозначението се появява на реда, който клиентът вижда. Клиентите не могат да редактират и не могат да видят пълния одитен дневник — те виждат единствено, че записът е коригиран от доставчика.
• В експортираните отчети (CSV, PDF, експорти за заплащане) отделна колона отбелязва ръчните и редактираните записи, така че обозначението се запазва и извън потребителския интерфейс.

Обозначенията са трайни по замисъл. Няма настройка в приложението, която да ги скрива, и премахването им не е функционалност, която TimerOS ще разработи по заявка.

---

5. Правно основание за воденето на одитния дневник

Одитният дневник на ръчните записи на време не е незадължителни метаданни; той е част от начина, по който TimerOS изпълнява законови задължения както на Вашия работодател, така и на самия TimerOS.

• Договор (GDPR Art. 6(1)(b)). Воденето на достоверен отчет за работното време е основно задължение в трудовото правоотношение — така получавате правилното възнаграждение и така Вашият работодател изпълнява своята страна по договора.
• Законни интереси, свързани с достоверността на заплащането (GDPR Art. 6(1)(f)). Вашият работодател и TimerOS имат ясен и ограничен интерес да могат да докажат, че всяко число, което постъпва в заплащането, във фактурирането към клиент или в отчет пред регулатор, е било или засечено от таймера, или коригирано от поименно посочено лице в точно определен момент, при запазена първоначална стойност. Без одитния дневник този интерес не може да бъде обслужен, защото непроверен запис не се различава от изфабрикуван. Вашият интерес да не бъдете несправедливо обвинени в неточно отчитане на времето и да можете да докажете собствената си версия за случилото се сочи в същата посока.
• Законово задължение (GDPR Art. 6(1)(c)). Законодателството за възнагражденията и работното време, за заплащането, за социалното осигуряване и за данъците в ЕС (включително българският Кодекс на труда и Законът за счетоводството, Council Directive 2003/88/EC относно работното време и решението на Съда на ЕС (CJEU) по дело CCOO v. Deutsche Bank C-55/18, което изисква обективно и надеждно отчитане на работното време), както и равностойните закони в САЩ (Fair Labor Standards Act §11(c) и 29 C.F.R. §516, които изискват от работодателите да съставят, водят и съхраняват записи за възнаграждения, работни часове и условия на труд), задължават работодателите да водят проверими записи за работното време. Одитен дневник на всяка промяна в тези записи е стандартното доказателство, че самият запис е точен.
• Принцип на точност (GDPR Art. 5(1)(d)). Принципът на точност не просто позволява корекции — той изисква личните данни да бъдат точни и при необходимост да се поддържат в актуален вид, а неточните данни да бъдат изтрити или коригирани без забавяне. Обозначението „Редактирано“ и одитният дневник са механизмът, който прави този принцип действащ, без да се губи следата какво е било променено.

Специална бележка относно автоматизираните решения: одитният дневник е система за водене на записи. Сам по себе си той не поражда никакво решение относно Вас. Класификаторът, който етикетира активността Ви на преден план като productive (продуктивно) или idle (бездействие), е отделна функционалност, работеща на устройството — описана в Раздел 3 от Политиката за поверителност — и не се използва като единствено основание за каквото и да е решение, засягащо Вашето трудово правоотношение, по смисъла на GDPR Art. 22.

---

6. Колко дълго се съхранява одитният дневник

Одитният дневник за даден запис на време се съхранява толкова дълго, колкото и самият запис на време — тоест съобразно законоустановения срок на съхранение на документа за заплащане, в който той постъпва. Целта е доказателствената следа за всяко изчисление на възнаграждение да остане непокътната, докато това изчисление може да бъде поставено под въпрос.

На практика това означава:

• Наематели от ЕС — обикновено 5 години за първичните документи за заплащане (варира според държавата членка; до 10 години за някои счетоводни и социалноосигурителни задължения и 50 години за самото трудово досие в някои юрисдикции, каквато е България за документите по трудово досие съгласно Кодекса на труда).
• Наематели от Обединеното кралство — 6 години (HMRC PAYE) за документите за заплащане; по-дълго за някои доказателства за пенсионни вноски и законово обезщетение за болничен.
• Наематели от САЩ — 4 години съгласно правилото на FLSA за документите за заплащане и IRS Reg. §31.6001-1, с различия на щатско ниво (например 6 години в Ню Йорк).
• Наематели от България (държавата по седалище на Vezoft) — първичните документи за заплащане се съхраняват съгласно Закона за счетоводството и Кодекса на труда; одитният дневник наследява най-дългия приложим срок.

Когато самият запис на време бъде законосъобразно изтрит в края на срока на съхранение, записите в одитния дневник за него се изтриват заедно с него. Записите в одитния дневник не се пазят след изтичане на срока на съхранение на записа, който описват.

Разпореждане за запазване на данни (legal hold), издадено от Клиента или от компетентен орган (запазване с оглед на съдебен спор, искане на регулатор, наказателно разследване, спор с работнически съвет), спира изтриването за засегнатите записи, докато разпореждането не бъде отменено. Самите разпореждания за запазване се вписват в отделен одитен дневник на ниво платформа.

За пълния график и за правилата относно резервните копия и окончателното изтриване вижте Раздел 6 от Политиката за поверителност.

---

7. Вашето право да видите одитния дневник за Вас

Имате право да видите всеки запис в одитния дневник, който се отнася до запис на време във Вашия собствен акаунт. Конкретно:

• В настолното приложение и в уеб таблото всеки запис на време, който виждате, има действие „Одитна история“ („Audit history“), което отваря пълната хронология на промените по този запис — кой, кога, преди, след — за Вашите собствени записи.
• Чрез искане за достъп от субект на данни. Ако желаете машинночетим експорт на всички записи в одитния дневник, отнасящи се до Вашите записи на време (например за да ги вземете със себе си при напускане на работодател, за да ги предоставите на адвокат по трудово право или за да ги подадете до орган за защита на данните), можете да го поискате на основание GDPR Art. 15 (право на достъп) и Art. 20 (преносимост на данните) — или на съответното право по CCPA/CPRA, Colorado Privacy Act, Virginia CDPA и другите щатски закони на САЩ, разгледани в Раздел 7 от Политиката за поверителност.
• Към кого да се обърнете. Тъй като Вашият работодател е администратор на данните Ви от проследяването на време, изпратете искането първо до лицето за контакт по защита на данните при Вашия работодател. TimerOS ще подпомогне Вашия работодател да изпълни искането в законоустановения срок (30 дни съгласно GDPR; 45 дни съгласно CCPA, с възможност за еднократно удължаване). Ако Вашият работодател не реагира, можете да се свържете с [email protected] и ние ще помогнем за ескалирането; възможно е да не можем да Ви предоставим данните пряко без разрешение от администратора, но можем да потвърдим, че данните съществуват и са запазени.
• Първото копие е безплатно. Както изисква GDPR Art. 15(3), първото копие на Вашите записи от одитния дневник е безплатно.

Имате също така право:

• Да възразите, че конкретен запис в одитния дневник е неверен (например ако приписва на Вас редакция, която не сте извършили). Това само по себе си е искане за коригиране; корекцията също ще се появи в одитния дневник.
• Да ограничите обработването, докато даден спор бъде решен (GDPR Art. 18). Ограничаването не изисква от нас да изтрием одитния дневник; то изисква да го отбележим и да спрем да го използваме за каквато и да е друга цел, докато спорът не бъде решен.
• Да подадете жалба до Вашия местен орган за защита на данните. Не е необходимо първо да се свързвате с нас или с Вашия работодател.

---

8. Какво не се съдържа в одитния дневник

За да сме напълно ясни за границите на този запис:

• Одитният дневник не съдържа необработените заглавия на прозорците на преден план или имената на приложенията, които класификаторът на устройството е разгледал. Те никога не напускат Вашето устройство — за подробности вижте Политиката за поверителност.
• Одитният дневник не съдържа екранни снимки, записи на екрана, натискания на клавиши, аудио, видео или уеб адресите, които сте посетили. TimerOS изобщо не прави екранни снимки, не прихваща натискания на клавиши и не записва аудио или видео и никога не регистрира пълните уеб адреси на страниците, които посещавате; когато Вашият работодател е конфигурирал правило за класификация на уебсайтове, проследяващият модул на устройството прочита само домейна на сайта (например nova.bg), за да го класифицира, преходно и никога в този дневник — вижте Уведомлението за наблюдение на служители.
• Одитният дневник не съдържа съдържанието на какъвто и да е документ, съобщение или имейл, по който сте работили. Записват се само полетата на самия запис на време — начало, край, продължителност, проект, задача, клиент, бележка, флаг за фактуриране, флаг за одобрение, плюс метаданните на промяната.
• Одитният дневник не записва автоматичните етикети от класификацията на активността. Тези етикети (productive, idle и произтичащият от тях статус) са преходни: текущата стойност се презаписва с промяната на статуса Ви и се пазят само текущият статус плюс обобщените суми на часовете — няма исторически дневник на автоматичните етикети. Одитният дневник се отнася изключително до ръчните действия по създаване / редактиране / изтриване на запис на време; той отразява човешката промяна, а не моментния изход на класификатора.

---

9. Къде се съхранява одитният дневник

Записите в одитния дневник се съхраняват в същата база данни на наемателя в MongoDB Atlas, в която са и самите записи на време, в отделна колекция само за добавяне за всяка организация. За наематели от ЕС тази база данни е фиксирана към регион в ЕС (Ирландия aws-eu-west-1 или Франкфурт aws-eu-central-1) и е уредена от Споразумението за обработване на данни на MongoDB, като Стандартните договорни клаузи (SCCs) на ЕС от 2021 г. и Рамката за поверителност на данните ЕС–САЩ служат за законни механизми за международен трансфер. Пълната верига от подизпълнители — включително MongoDB, Inc. и региона на хиперскейлъра, върху който работи MongoDB Atlas — е оповестена на страницата Подизпълнители.

---

10. Как да се откажете — и от какво не може да се откажете

Искаме да бъдем честни за това какво е и какво не е възможно:

• Можете да изберете да не правите ръчни записи. Ако разчитате единствено на таймера, за Вас няма да съществуват одитни записи за ръчно въвеждане. Няма задължение да използвате тази функционалност.
• Можете да поискате от Вашия работодател да ограничи кой в неговата организация има право да редактира записи от Ваше име. Повечето Клиенти настройват редакции само от мениджър за заключените периоди.
• Можете да поискате от Вашия работодател определени записи да не се показват в изгледа на Клиентския портал, ако конкретен клиент няма нужда да ги вижда. Обозначението ще се появява във всеки изглед, в който записът е показан.
• Не можете да се откажете от самия одитен дневник за записите, които действително са създадени или редактирани. Одитният дневник се изисква от правните основания в Раздел 5 (договор, законен интерес от достоверност на заплащането, законово задължение, принцип на точност) и премахването му би обезсмислило всяко едно от тези основания. Ако смятате, че конкретен запис е незаконосъобразен, упражнете правата на коригиране, ограничаване или жалба по Раздел 7 — това е подходящият път и TimerOS ще го подкрепи.

---

11. Въпроси и контакт

• Ако сте служител или изпълнител на Клиент на TimerOS: свържете се първо с лицето за контакт по защита на данните или с отдел „Човешки ресурси“ при Вашия работодател. Той е администраторът на данните, които това уведомление описва.
• Ако Вашият работодател не реагира или ако имате въпрос как самият TimerOS реализира тази функционалност: пишете на [email protected].
• За да съобщите за проблем със сигурността: пишете на [email protected].
• Пощенски адрес: Vezoft, със седалище в Кърджали, България (вижте Данни за дружеството за пълния адрес на управление).

---

12. Контрол на документа