Уведомление за автоматизирано обработване

Този превод е информативен. Обвързващата версия на този документ е английската. При несъответствие между двете езикови версии предимство има английският текст.

Издадено от: Vezoft EOOD, осъществяващо дейност под наименованието „Vezoft“ Прилага се за: двуслойния класификатор на активността, работещ на устройството, в настолното приложение TimerOS Придружаващи документи: Политика за поверителност, раздел 3, Уведомление за прозрачност на AI, Карта на модела, Подизпълнители

Обобщение в един абзац за работниците. TimerOS определя дали текущият Ви прозорец се класифицира като „продуктивно“ или като „бездействие“ изцяло на собственото Ви устройство. Класификацията използва вграден списък с добре известни работни и неработни приложения и уебсайтове, съчетан с малък класификатор на устройството, който работи локално вътре в настолното приложение — няма облачна AI услуга, няма изтегляне на модел и не участва голям езиков модел. Необработените заглавия на Вашите прозорци и имената на приложенията никога не напускат устройството Ви за целите на класификацията, а всички корекции, които правите, за да обучите системата, се съхраняват само на Вашата машина. Системата се подобрява поверително на Вашия компютър, докато я използвате; нищо от това, което четете, пишете или гледате, не напуска устройството чрез тази функционалност. Въз основа единствено на тези етикети не се взема решение с правни или значителни последици за Вас.

---

1. Цел на това уведомление

Този документ е самостоятелно уведомление за прозрачност относно автоматизираното обработване, извършвано от класификатора на активността в TimerOS Desktop. Публикуван е в изпълнение на:

• чл. 22 от GDPR — правото да не бъдете обект на решение, основано единствено на автоматизирано обработване, което поражда правни последици или Ви засяга по подобен начин в значителна степен;
• чл. 13 и чл. 14 от GDPR — правото на информация относно автоматизираното вземане на решения и използваната логика;
• чл. 5, § 1, б. „а“ от GDPR — принципа на прозрачност;
• чл. 13 и чл. 50 от Регламента на ЕС за изкуствения интелект (EU AI Act) — задълженията за прозрачност на доставчика по отношение на AI системи, които взаимодействат с физически лица;
• равностойните разпоредби на UK GDPR, на CCPA/CPRA (Калифорния) и на всеобхватните щатски закони за защита на личните данни на Колорадо, Кънектикът, Юта, Вирджиния, Тексас и Орегон.

Написано е на достъпен език за крайните потребители (работниците, които използват TimerOS на работното си място), както и за проверяващите от звената по поверителност и по сигурност и от работническите съвети на B2B клиентите, които оценяват продукта. По-технически придружаващ документ е Картата на модела; по-широкото описание на ниво функционалност е Уведомлението за прозрачност на AI.

---

2. Какво прави класификаторът, в един абзац

Докато таймерът работи, настолното приложение TimerOS прочита заглавието на Вашия активен прозорец и името на приложението, на което принадлежи този прозорец, подава тези два текстови низа към класификатор на устройството и произвежда един-единствен етикет — обикновено productive или idle — заедно със стойност на увереност. Етикетът се използва, за да актуализира цвета на лентата на таймера, да раздели проследеното Ви време на групи „продуктивно“ и „бездействие“ във Вашия работен отчет и да определя текущия Ви статус „активен ли е в момента“, видим за Вашия мениджър. Входните данни се изхвърлят от паметта след всяка класификация. Етикетът и обобщените суми на часовете са единствените изходни данни, които могат да напуснат Вашата машина, и то само към работното пространство на Вашия работодател в TimerOS.

---

3. Двата слоя, с прости думи

Класификаторът работи на два слоя, като и двата се изпълняват на Вашия собствен компютър вътре в настолното приложение TimerOS. Няма отделен сървър за изпълнение на модела (inference server) и нито един от двата слоя не прави мрежово обаждане.

3.1 Слой 1 — Механизъм с точкуване по правила

Първият слой е детерминистичен съпоставител на образци. Той сравнява името на приложението и заглавието на прозореца с вградени списъци на добре известни работни приложения и заглавия (среди за разработка, инструменти за дизайн, системи за тикети, хостинг на хранилища за код) и на добре известни неработни такива (видео стрийминг, социални мрежи, игри). Всеки сигнал е претеглен, като по-голяма тежест се дава на точните съвпадения по име на приложението и по-малка — на съвпаденията по заглавие на прозореца (последните са основният сигнал при браузърите, където името на приложението не казва нищо за отворения раздел). Механизмът отчита също и припокриването между заглавието на прозореца и наименованията на възложените Ви проекти или текущи задачи, както и съдържателните думи от Вашата длъжност (с филтър за често срещани думи, така че общи думи като „мениджър“ или „старши“ да не доминират).

Механизмът сумира претеглените сигнали и връща етикет, стойност на увереност, маркер за източника и кратък, разбираем за човек низ с причината. Ако изобщо няма съвпадение на сигнал, механизмът не връща уверен резултат и вторият слой поема.

3.2 Слой 2 — Малък статистически класификатор на устройството

Вторият слой е малък статистически класификатор, работещ на устройството — продуктивно спрямо бездействие — който се задейства като резервен вариант, когато механизмът с правила няма уверен сигнал. Той не е голям езиков модел, не е генеративен AI и не е изтеглен модел на трета страна. Файлът на модела е с размер само няколко десетки килобайта.

• Входни данни. Малък набор от тегла върху токени от името на приложението и заглавието на прозореца. Всички токени се преобразуват в малки букви.
• Обучение. Моделът се обучава на Вашето устройство от вграден начален набор от данни (компилиран в настолното приложение) плюс всички корекции, които записвате.
• Локална адаптация. Всяка корекция, която записвате през интерфейса на настолното приложение, се добавя към ограничен, само локален списък с Вашите корекции, а моделът се преобучава върху началния набор плюс корекциите, така че с времето се адаптира към Вашата работна станция, без тези корекции да бъдат изпращани където и да е.
• Изходни данни. Етикет, маркер за източника, който показва, че резултатът е произведен от слоя с модела, и стойност на увереност, така че лентата на таймера винаги да има какво да покаже.

Обученият модел и Вашите корекции се съхраняват само локално на Вашия компютър.

Поддържаме карта на модела и оценка за приложимостта на Регламента на ЕС за изкуствения интелект по отношение на класификатора, които се предоставят на компетентните органи при поискване.

---

4. Какво чете класификаторът и какво не чете

Няма голям езиков модел, няма изтеглен модел, няма зависимост от GPU и няма изходящо мрежово обаждане от класификатора. По-ранният проучвателен дизайн, който предвиждаше локално работещ голям езиков модел, е премахнат; настоящата архитектура осигурява безусловно по-висока степен на защита на личните данни и на възможност за одит.

---

5. Къде се извършва обработването и какво напуска Вашето устройство

Самият код на класификатора никога не отваря мрежов сокет. Други части на настолното приложение могат отделно да предават резултата (етикет на категория като productive и неговата увереност) към работното пространство на Вашия работодател в TimerOS, тъй като именно от етикетите е изграден Вашият работен отчет — но заглавието на прозореца и името на приложението, които стоят в основата му, остават на Вашето устройство.

---

6. Детерминираност и възпроизводимост

За дадена инсталирана версия на TimerOS Desktop и двата слоя са детерминистични. Едни и същи входни данни (app name, window title) — при един и същ контекст на проекта/задачата за механизма с правила — винаги произвеждат един и същ етикет, една и съща увереност и един и същ низ reason. Това има значение в три отношения:

1. Възможност за одит. Ако Вие или Вашият работодател някога поставите под въпрос как е класифицирана определена минута от Вашето време, отговорът е възпроизводим. Можем да изпълним класификатора повторно върху същите входни данни и да получим същия резултат, без да зависим от отдалечена услуга, чието поведение може да се е отклонило.
2. Няма скрита промяна. Теглата на модела се доставят вътре в инсталационния пакет. Не можем незабелязано да променим поведението на класификатора от сървър. Ново поведение изисква ново издание на настолното приложение със собствен номер на версия и собствен запис в списъка с промени.
3. Обяснимост. Всеки резултат носи маркер за източника и кратък низ с причината, така че дори проверяващи без технически познания могат да видят защо е присвоен даден етикет.

---

7. Чл. 22 от GDPR — няма изцяло автоматизирано решение с правни или значителни последици

Класификаторът сам по себе си не произвежда каквото и да е решение относно Вас, което да поражда правни или подобни значителни последици по смисъла на чл. 22, § 1 от GDPR.

• Класификаторът извежда описателен етикет за текущия Ви активен прозорец, а не оценъчно съждение за Вас като работник.
• Решенията относно Вашето трудово правоотношение, заплащане, работно време, дисциплина, повишение, оценка на представянето или продължаване на ангажимента трябва — съгласно Общите условия на TimerOS и Споразумението за обработване на данни с Клиента — да се вземат от мениджър — човек, въз основа на по-широка съвкупност от данни, а не единствено въз основа на резултата от класификатора. Това е договорно ограничение за всеки клиент на TimerOS.
• Класификаторът не обобщава етикетите в „оценка за продуктивност“, която след това да се използва за класиране, подреждане или сравняване на работници. Такава функционалност не е реализирана.
• Класификаторът не захранва с данни никаква външна система за човешки ресурси, за заплати или за анализ на работната сила, освен ако Вашият работодател целенасочено не конфигурира интеграция, а всяка такава интеграция се документира в уведомлението за наблюдение на Вашия работодател (вижте вътрешните шаблони за уведомление за наблюдение, поддържани от Vezoft за справка на Клиента).

Ако Вашият работодател използва резултата от класификатора като единствено основание за решение, което поражда правни или значителни последици за Вас — например прекратяване на договора Ви, защото дневният процент idle надхвърля определен праг, без човешки преглед — това би било използване извън договорния обхват на TimerOS и вероятно би представлявало и нарушение на чл. 22 от страна на Вашия работодател. Можете да подадете жалба до лицето за контакт по въпросите на поверителността при Вашия работодател, до TimerOS на [email protected], както и до местния Ви орган за защита на личните данни.

---

8. Правно основание за обработването на устройството

Обработването, извършвано от класификатора на Вашето устройство, попада в по-широкото правно основание за наблюдение на работното място, избрано от Вашия работодател (администратора на лични данни) и оповестено във Вашето местно уведомление за наблюдение. Двете основания, на които се стъпва на практика, са:

• чл. 6, § 1, б. „б“ от GDPR — изпълнение на договор, по който субектът на данни е страна (Вашият трудов договор или договор за услуги), когато проследяването на времето е част от договорения резултат (типично за изпълнители на почасова база и за работещи дистанционно); или
• чл. 6, § 1, б. „е“ от GDPR — законни интереси на работодателя от точно проследяване на времето, остойностяване на проектите и фактуриране към клиенти, балансирани спрямо Вашите права и свободи чрез изброените по-долу гаранции.

TimerOS, в качеството на обработващ лични данни, не избира правното основание — това прави администраторът, който го оповестява в уведомлението за наблюдение, което Ви предоставя. Гаранциите, които правят теста за балансиране на законния интерес защитим, включват: обработване на устройството, липса на прихващане на съдържание, липса на записване на екранни снимки или на натискания на клавиши, правата, изброени в раздел 10 по-долу, свойството на детерминираност по раздел 6 и договорната забрана за изцяло автоматизирани решения по раздел 7.

Класификаторът не обработва умишлено специални категории лични данни (чл. 9 от GDPR). Ако заглавие на прозорец случайно разкрие специална категория — например URL адресът на статия със здравна тематика в раздел на браузъра — заглавието се задържа в паметта за един цикъл на класификация и се изхвърля; то не се записва на диск, не напуска устройството и не се използва за обучение на какъвто и да е модел, освен на Вашия собствен локален списък с корекции, ако решите да запишете корекция.

---

9. Срок на съхранение

Съхраняваните локално модел и корекции никога не напускат устройството Ви. Деинсталирането на TimerOS Desktop ги премахва.

---

10. Вашите права и как да ги упражните

По отношение на класификатора имате най-малкото следните права:

1. Право на информация — това уведомление, Политиката за поверителност и уведомлението за наблюдение на Вашия работодател.
2. Право на човешка намеса (чл. 22, § 3 от GDPR). Можете по всяко време да поискате всяка оценка за Вас, която се е позовала на резултата от класификатора, да бъде прегледана от човек — обикновено Вашият мениджър или лицето за контакт по човешки ресурси при Вашия работодател. TimerOS ще съдейства при поискване.
3. Право да изразите гледната си точка и да оспорите резултата (чл. 22, § 3 от GDPR). Ако не сте съгласни с даден етикет, можете да запишете корекция директно в настолното приложение. Корекцията има предимство при всяко обобщаване, съхранява се само на Вашето устройство и се използва за преобучаване на Вашия локален модел.
4. Право да се откажете от AI слоя. В Настройки → Засичане на активност → Режим на проследяване (Settings → Activity Detection → Tracking mode) можете да превключите от Автоматичен на Само правила — слоят AI/ML на устройството се изключва и активността Ви се класифицира само от детерминистичния механизъм с правила — или на Ръчен, при който изобщо няма автоматична класификация и сами задавате състоянието си. Лентата на таймера продължава да работи във всеки режим.
5. Право временно да спрете наблюдението. Спрете таймера. Докато е спрян, класификаторът не работи, не се четат заглавия на прозорци и не се произвеждат етикети.
6. Право на коригиране (чл. 16 от GDPR) на всички етикети, които вече са изпратени към работното пространство на Вашия работодател. Свържете се с Вашия работодател; TimerOS ще съдейства по искането.
7. Право на изтриване (чл. 17 от GDPR) на съхраняваните етикети, при спазване на законоустановените задължения за съхранение на Вашия работодател.
8. Право на жалба до местния Ви орган за защита на личните данни. Списък е достъпен на edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en. Не е необходимо първо да се свързвате с нас или с Вашия работодател.

За да упражните тези права по отношение на TimerOS като доставчик на услугата: [email protected]. По отношение на Вашия работодател (администратора на Вашите данни на работното място): свържете се с лицето за контакт по поверителност или по човешки ресурси, посочено във Вашето местно уведомление за наблюдение.

---

11. Как да коригирате класификация

Ако класификаторът етикетира нещо неправилно — например прозорец на редактор на код, отбелязан като „бездействие“, защото сте чели на екрана, вместо да пишете, или видео урок, отбелязан като „бездействие“, при положение че сте го гледали като част от работата си — можете да го коригирате:

1. Отворете прозореца на таблото и отидете на Настройки → Засичане на активност.
2. В Текуща активност (Current Activity) прегледайте текущото приложение/прозорец и неговия етикет.
3. Щракнете върху Продуктивно или Неактивно (Mark Productive / Mark Idle), за да го коригирате.

Корекцията се съхранява само локално на Вашия компютър. При следващото преобучаване на класификатора на устройството във фонов режим тя се включва в модела, така че същото приложение и заглавие ще бъдат класифицирани правилно занапред. Корекциите обучават AI модела на устройството, поради което действат в режим Автоматичен; те никога не напускат устройството Ви и се заличават при деинсталиране на TimerOS Desktop.

---

12. Как да изключите AI слоя

Слоят AI/ML на устройството е незадължителен. Можете да го изключите, без да деактивирате останалата част от TimerOS:

1. Отворете прозореца на таблото.
2. Отидете на Настройки → Засичане на активност → Режим на проследяване.
3. Изберете Само правила (само детерминистични правила, AI изключен) — или Ръчен (без автоматична класификация; сами задавате състоянието си Продуктивно/Почивка).

В режим Само правила:

• Класификаторът използва само детерминистичния механизъм с точкуване по правила.
• Когато механизмът с правила няма уверено съвпадение, активността остава некласифицирана, вместо да бъде отгатната — тя не се записва като productive.
• Вашият модел на устройството и Вашите корекции остават съхранени локално (просто не се използват) и се премахват при деинсталиране на TimerOS Desktop. Можете да се върнете към Автоматичен по всяко време.

---

13. Подизпълнител за съхранение на получения етикет

Етикетът, произведен от класификатора, след като бъде предаден като част от Вашия работен отчет, се съхранява в базата данни MongoDB Atlas, поддържана за наемателя на Вашия работодател. Относимите факти за целите на прозрачността:

• Юридическо лице на подизпълнителя: MongoDB, Inc., 1633 Broadway, 38th Floor, New York, NY 10019, USA; договарянето за ЕИП се извършва чрез MongoDB Ltd (Ирландия).
• Споразумение за обработване на данни: DPA на MongoDB се включва автоматично в Cloud Terms of Service, заедно със Стандартните договорни клаузи (SCCs) на ЕС от 2021 г. (Модул 2 администратор-към-обработващ и Модул 3 обработващ-към-обработващ), допълнението UK IDTA, измененията по швейцарския FADP и сертификацията по Рамката за поверителност на данните ЕС–САЩ.
• Фиксиране към регион. За клиенти от ЕС клъстерът в Atlas е от специализиран клас (M10+), фиксиран към регион в ЕС — aws-eu-central-1 (Франкфурт) или aws-eu-west-1 (Ирландия) — с криптиране AES-256 в покой, така че данните в покой не напускат ЕС. Atlas не пренасочва автоматично според географското местоположение на извикващия; регионът се избира в кода за осигуряване на наемателя.
• Оперативен достъп. MongoDB предоставя поддръжка по модела „follow-the-sun“ чрез свързаните лица, посочени в публикувания списък със свързани лица на MongoDB. СДК покриват тези трансфери.
• Последваща верига на подизпълнители. Нашите клъстери в Atlas за ЕС работят върху AWS в ЕС (Франкфурт / Ирландия). Текущият пълен списък с подизпълнители се поддържа на timeros.ai/legal/subprocessors, а промените се съобщават чрез механизма за уведомяване за промени по DPA с 30-дневен срок за възражение.

Датирано PDF копие на действащото DPA на MongoDB се архивира в legal/vendors/ за целите на регистъра на дейностите по обработване по чл. 30.

---

14. Къде се показва това уведомление

Това уведомление е свързано от:

• Политиката за поверителност (раздел 3, „За AI класификатора на активността“);
• панела Настройки → Засичане на активност на настолното приложение (връзка „Научете повече“ отваря публикуваната версия на този документ);
• екрана за първоначално въвеждане при първо стартиране на настолното приложение (връзка „Как се класифицира активността ми?“);
• Уведомлението за прозрачност на AI за B2B клиенти;
• Картата на модела за технически проверяващи.

---

15. Промени в това уведомление

Съществените промени в класификатора — добавяне на нов входен сигнал, промяна на това, което класификаторът чете, промяна на мястото, където той работи, добавяне на нов слой, промяна на правното основание — се съобщават на Клиентите чрез механизма за уведомяване за промени по DPA с предизвестие от най-малко 30 дни, а на крайните потребители — чрез екрана за първоначално въвеждане на настолното приложение при първото стартиране след промяната. Несъществените промени (уточнения, форматиране, поправки на печатни грешки) се публикуват с актуализиран ред с версията в началото.

---

16. Контакт

• Поверителност и искания от субекти на данни: [email protected]
• Инциденти със сигурността: [email protected]
• Обща поддръжка: [email protected]
• Пощенски адрес: Vezoft, със седалище в Кърджали, България (вижте Данни за дружеството за пълния адрес на управление)
• Представител в ЕС: Не се изисква — Vezoft е установено в България (държава — членка на ЕС).
• Длъжностно лице по защита на данните: Не е назначено — Vezoft е под праговете по чл. 37, § 1, б. „б“ и б. „в“ от GDPR.