Почти всеки инструмент за „наблюдение на служители“ работи по един и същи начин. Прави екранна снимка на всеки няколко минути, брои натиснатите клавиши и изпраща всичко на сървър, където мениджърът може да го прегледа по-късно. TimerOS прави точно обратното. Чете няколко сигнала, оценява ги на самия компютър и суровите данни никога не го напускат.
Това решение определя всичко останало: какво вижда мениджърът, колко място заемат данните за една година, отговаря ли инструментът на изискването на GDPR за минимизиране на данните и най-вече как се чувствате, докато работи на компютъра ви. По-долу обясняваме как работи класификаторът и показваме графиките на един обикновен работен ден.
Суровите данни остават на компютъра на служителя, където им е мястото.
Два начина да измерите един работен ден
Инструментите за наблюдение гледат на служителя като на човек, когото трябва да следят. Затова събират възможно най-много и пресяват всичко на сървъра. Локалната класификация събира възможно най-малко, веднага превръща събраното в етикет и оставя подробностите на компютъра.
Сигналите, които четем
Настолното приложение на TimerOS работи във фонов режим и следи три неща:
- Заглавието на активния прозорец, например „Фактура №1042 — Acme“ или „Pull request #88“.
- Името на приложението на преден план, например редактора, браузъра или програмата ви за дизайн.
- Времето от последното действие с клавиатурата или мишката. По него приложението разграничава активната работа от неактивното време.
Четвъртият сигнал се използва само в определени случаи. Приложението може да прочете и домейна на активния раздел в браузъра: само името на сайта, като example.com, и първата част от пътя, ако тя е дума, например /console. Никога не чете нито пълния адрес, нито останалата част от пътя, нито параметрите. Домейнът се пази само в паметта и само за текущия раздел и никога не се изпраща. Записва се единствено ако сами включите „Диагностичен запис“. Работодателят ви не може да включи тази настройка, а тя пази необработеното заглавие на прозореца и адреса във файл на компютъра ви за 30 дни.
Приложението чете домейна в два случая. Първо, ако работодателят ви е задал правила за уебсайтове, например „инструментът на този клиент е продуктивен, а онзи сайт е неактивно време“. Второ, ако ползвате автоматичното записване на времето към задачи, което взема предвид сайта, когато преценява по коя задача работите. Тази настройка е включена по подразбиране, но решението е ваше: можете да я промените от Настройки → Засичане на активност. Ако я изключите и няма правила за уебсайтове, домейнът изобщо не се чете. Не се чете и докато компютърът ви е заключен или по време на почивка, която сте започнали.
Изразът „чете домейна“ може да прозвучи като нещо повече, отколкото е, затова ето какво точно се случва. Приложението пита браузъра за адреса на раздела пред вас чрез функциите за достъпност на операционната система. Веднага след това, още в паметта и преди каквато и да е класификация, изтрива всичко освен името на сайта и първата част от пътя. Не гадае по заглавната лента и не чете историята ви. Чете само раздела, който гледате, и само в този момент.
Тези сигнали са достатъчни, за да се различи съсредоточената работа от почивката за кафе. Приложението изобщо не следи какво има на екрана ви и кои клавиши натискате, а точно тези две неща търсят инструментите за наблюдение.
Как решава класификаторът
Класификацията минава през две стъпки и двете се изпълняват на компютъра на служителя. Първо, бързи и прозрачни правила решават ясните случаи: ако на преден план е редактор и наскоро е имало действия, времето се брои за продуктивно, а дълъг период без действия се отчита като неактивно време. След това наистина спорните моменти остават за малък модел, който също работи на компютъра и може да бъде изключен.
Правилата не са тайна. В „Класификация на активността“ работодателите определят кои приложения и заглавия се броят за продуктивни за екипа им, а служителите могат да отворят панел и да видят точно как се класифицира времето им. Всяка минута попада в едно от шест състояния:
- Продуктивно: съсредоточена работа в приложение, което се отчита като работно.
- Неактивно: компютърът е включен, но от известно време няма действия.
- Почивка: съзнателна пауза, отчитана отделно от неактивното време.
- Извънредно: работа извън планираната смяна.
- Извън работа: извън работното време.
- Офлайн: приложението или компютърът не работят.
Как всъщност изглежда един отчетен ден
Резултатът е набор от състояния на времето, а не запис на екрана, затова лесно се показва на графика. Ето един ден от примерно работно пространство. Данните не са на реален клиент, но таблото показва на всеки подобна картина на собственото му време.
За цяла седмица същите данни очертават ритъм: връх в четвъртък и малко работа в събота и неделя. При това не е направена нито една екранна снимка.
Числата, от които зависи доверието, са неизменни:
Поверителност, вградена в продукта
Локалната класификация е заложена в самия продукт и никоя настройка не може да я промени. В администраторския панел няма скрит бутон „събирай екранни снимки“, защото такава функция никога не е създавана. TimerOS е проектиран така, че да отговаря на принципа на GDPR за минимизиране на данните и да е съобразен с очакванията за прозрачност в Акта на ЕС за изкуствения интелект: служителите знаят какво се измерва и могат да видят правилата, по които се измерва.
Отчитането на времето има смисъл само ако хората, чието време се записва, биха го инсталирали и след като научат точно как работи. По тази мярка преценяваме и TimerOS. Как стигнахме до този подход, ще прочетете на страницата с възможностите и в историята зад TimerOS.